KLASIFIKASI FILE

KLASIFIKASI FILE

Disadari atau tidak, file telah menjadi bagian dari hidup kita. File bisa diterjemahkan sebagai arsip maupun data yang tersimpan di dalam komputer. Bahkan ada sebuah kursus khusus yang mengajarkan tentang cara mengatur file supaya memudahkan kita bila suatu saat kita membutuhkan file tersebut. Bila secara manual file berhubungan dengan  dunia kearsipan, maka secara digital file akan banyak berhubungan dengan komputer.

DEFNISI

Berikut ini adalah pengertian dan definisi file menurut;

SINDHUNATA

File adalah kumpulan catatan atau arsip

FIRRAR UTDIRARTAMO

File adalah symbolic link, mode dari sistem file tujuan diterapkan

MCLEOD (PEARSON)

File adalah koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namanya

JUBILEE ENTERPRISE

File merupakan dokumen-dokumen yang dikemas dalam sebuah arsip

EDI S. MULYANTA

File merupakan urutan data yang digunakan untuk melakukan encode informasi digital untuk urusan penyimpanan dan pertukaran data

IRENE JOOS, NANCY I. WHITMAN, MARJORIE J.SMITH & RAMONA NELSON

File merupakan kumpulan catatan yang berkaitan

RACHMAD HAKIM S

File merupakan dokumen yang mengandung informasi tertentu dan dapat dibuka dengan program

HENDRAYUDI

File adalah data-data yang tersimpan dalam media yang mempunyai informasi besar file, tanggal dan jam penyimpanan file, nama file, ciri file (ciri aplikasi yang membuat), dan attribut file.

KUSRINI (AMIKOM YOGYAKARTA)

File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen dan atribut yang sama, namun value-nya berbeda.

Jadi dapat disimpulkan, File adalah Sekumpulan record yang berisi elemen-elemen data yang digunakan untuk menyimpan kumpulan data yang sama. Karakteristik data yang tersimpan dalam bentuk file: Persistence, data tetap / permanen. Sharability, dapat diaksesmulti user Size, umumnya kuantitas data ralatif besar. Contoh : File mahasiswa, db Akademis, File Dosen. Atau juga File merupakan kumpulan informasi yang berhubungan dan  tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file mempunyai beberapa tipe ada yang bertipe Data terdiri dari character, numeric, dan binary ada juga file yang bertipe program.

SISTEM FILE

Sistem file (atau files ystem) adalah cara untuk mengatur data diharapkan dipertahankan setelah program berakhir dengan menyediakan prosedur untuk menyimpan, mengambil dan memperbarui data, serta mengelola ruang yang tersedia pada device(s) yang berisi sistem file tersebut. Sistem file mengatur data dalam cara yang efisien dan disetel untuk karakteristik khusus dari perangkat. Coupling ketat biasanya ada antara sistem operasi dan sistem berkas. Beberapa filesistem menyediakan mekanisme untuk mengontrol akses ke data dan metadata. Memastikan agar keandalan adalah tanggung jawab besar file system. Beberapa file sistem menyediakan sarana untuk beberapa program untuk memperbarui data dalam file yang sama pada waktu yang hampir sama.

Sistem file yang digunakan pada perangkat penyimpanan data seperti hard disk drive, floppy disk, cakram optik cakram, atau flash memori perangkat penyimpanan untuk menjaga lokasi fisik file komputer. Mereka dapat menyediakan akses ke data pada file server dengan bertindak sebagai klien untuk protokol jaringan (misalnya NFS, SMB atau 9 P klien), atau mereka dapat virtual dan ada hanya sebagai metode akses untuk virtual data (misalnya procfs). Ini dibedakan dari layanan direktori dan registri.

Tugas dari sistem file, yaitu;

·         Memelihara direktori dari identifikasi file dan lokasi informasi.

·         Menentukan jalan (pathway) bagi aliran data antara main memory dan alat penyimpanan sekunder.

·         Mengkoordinasi komunikasi antara CPU dan alat penyimpanan sekunder, dan sebaliknya.

·         Menyiapkan file penggunaan input atau output.

·         Mengatur file bila penggunaan input atau output telah selesai.

MACAM-MACAM KLASIFIKASI FILE

Klasifikasi file berdasarkan penggunaan/isi file :

1.      Master file

Yaitu file yang digunakan untuk menyimpan data dari system informasi tertentu secara lengkap dan dipelihara secara teratur. File ini merupakan file utama dari file-file yang lainnya. File Induk dapat diperbaharui dengan adanya file Transaksi. Jenis berkas ini, file yang paling penting, berisi data yang relatif tetap. File induk  digunakan untuk menyimpan data dari system informasi tertentu secara lengkap dan dipelihara secara teratur. File ini merupakan file utama dari file-file yang lainnya. File ini di perlukan untuk memperlancar  untuk operasi  system dan diperbaharui secara teratur. Contoh (Gambar 1): Sistem Rumah Sakit memerlukan file induk tentang catatan pasien, catatan penyakit, disamping file lainnya. Alasannya : file tentang catatan penyakit yg diderita pasien pada saat terdaftar bersifat tetap dan tidak akan berubah. Master file terbagi dua :

a.      Reference master file (berkas induk penunjuk)

Berisi record yang mungkin tidak berubah atau jarang berubah,
Contoh (Gambar 1.a): data nasabah bank yang berisi nomor rekening, nama, alamat, dan sebagainya.

b.      Dynamic master file (berkas induk dinamik)

Berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu terteentu atau pada setiap transaksi, Contoh (Gambar 1.b): data stok barang dalam gudang pada sebuah Perusahaan.

2.      Transaction file (Transfer berkas)

Berkas transaksi yang harus disimpan di dalam media penyimpanan eksternal komputer. Transaction file terjadi akibat adanya hubungan (relasi) antarmaster file Bisa juga di definisikan Transaction File adalah file yang berisi berisi record yang akan memperbaharui atau meng-update (menambah, menghapus, mengubah record) yang ada pada master file. Contoh (Gambar 2): rekaman tentang pelanggan yang sudah membayar tagihan listrik akan membentuk file transaksi, sekali seminggu catatan pada file transaksi digunakan untuk memperhaharui record pada filemaster. Alasannya : file tersebut memiliki tenggang waktu untuk di-update, berapa banyak listrik yang dipakai dan berapa besar biaya yang harus dibayarkan pengguna.

3.      Report file

Berisi data yang dibuat untuk keperluan user yang dapat dicetak atau hanya ditampilkan di layar. Contoh (Gambar 3): data laporan keuangan atau akuntansi sebuah Perusahaan yang harus diketahui bagian-bagian terkait. Alasannya : orang-orang pada bagian tertentu tersebut (akuntan/manager) harus mengetahui atau bahkan mencetak hasilnya untuk membantu dan mempertanggung jawabkan pekerjaan mereka.

File ini merupakan turunan laporan tercetak yang ditahan pada piringan atau pita menunggu printer siap mencetak.Waktu yang tersedia untuk sebuah pencetak sangat terbatas sehingga pada operasi multiproses sangat mungkin terjadi pemprosesan 2/3 kegiatan sekaligus yang sama-sama membutuhkan proses pencetakan. Jika hanya tersedia 1 printer maka hanya bisa dikerjakan satu kegiatan.Dua kegiatan lain akan ditahan (SPOOL/Simultaneous Peripheral Operation On-Line) dan simpan sebagai file cetakan (print file) pada piringan atau pita.File demikian disebut file laporan (report file), bila outputnya berupa laporan-laporan tertentu. Jika printer sudah kosong file laporan tersebut akan di cetak.

4.      Work file

Merupakan file sementara, file kerja, berisi sesuatu yang tidak permanen, isinya hanya dipakai sesaat saja dalam sistem untuk memindahkan data dari satu program ke program yang lain. Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir. Contoh (Gambar 4): saat penyortiran barang berlangsung, saat itu juga file dibuat dan diproses. Alasannya : agar diketahui barang yang layak jual ataupun yang tidak dikarenakan rusak/kesalahan pabrik.

5.      Program file

Berisi instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain/pada memori utama. Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi (COBOL, FORTRAN, BASIC, dll), bahasa assembler dan bahasa mesin. Contoh (Gambar 5): digunakannya sebuah bahasa pemrograman PASCAL untuk mengolah data nilai setiap siswa pada sebuah sekolah. Alasannya : untuk mengurangi kekeliruan atau kesalahan dalam perhitungannya.

6.      Text file

Berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor. Contoh (Gambar 6): penggunaan text file sebagai basis data pada website untuk menanggulangi webhosting gratis yang tidak mendukung DBMS. Alasannya : untuk mengatasi masalah penyimpanan data pada webhosting yang bersifat gratis yang diolah dengan mesin program.

7.      Dump file

File yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-updatean, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan. Yangmana file ini bersifat sementara. Contoh (Gambar 7): membuat salinan dari seluruh data dalam perusahaan tersebut (back-up). Alasannya: agar data yang telah dibuat dalam perusahaan tersebut tidak hilang begitu saja.

8.      Library file

Yaitu file yang digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya. File ini bersifat tetap yang merupakan file sempurnanya dari dump file. Itulah perbedaan antara dump file dengan library file, dimana dump file hanya file sementara yang masih dalam proses perbaikan atau pengembangan sedangkan file library merupakan file finishing dari dump file. Contoh (Gambar 8): penyimpanan program aplikasi myob untuk pembuatan laporan akuntansi. Alasannya : simple saja, agar program yang ingin digunakan lebih mudah ditemukan/digunakan. Karena dalam satu perusahaan tidak hanya menggunakan satu aplikasi program.

9.      History file

Yaitu file yang menyimpan data yang telah disimpan dalam bentuk suatu periode waktu tertentu yang telah lampau, biasanya digunakan untuk menyusun laporan yang bersifat tetap.Seringkali suatu system memelihara informasi untuk periode waktu tertentu. File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi. Contoh (Gambar 9): laporan akhir tahun perusahaan, seperti rangkuman seluruh data dalam perusahaan untuk disimpan. Alasannya : agar perusahaan tersebut dapat melakukan evaluasi kerja dan laporan pada tiap tahunnya.

Klasifikasi file berdasarkan cara organisasinya, dibagi menjadi 2 jenis :

1. File Sekuensial, yaitu file dimana dalam rangkaian fisik data yang satu dengan yang lainnya diakses berurutan sesuai dengan data secara fisik yang telah ditentukan sebelumnya.
2. File Random, yaitu file dimana dalam metode pengaksesannya dilakukan secara acak dan bebas tak berpengaruh pada urutan data tertentu.

MODEL AKSES FILE

Ada 3 model akses yang mungkin oleh sebuah program terhadap file, yaitu

1.      Input File

File yang hanya dapat dibaca dengan program

Contoh

    ·         Transaction file merupakan input file untuk meng-update program

    ·         Program file dari source code merupakan input file untuk program compiler

2.      Output File

File yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program / file yang dibuat dengan program.

Contoh

   ·         Report file merupakan output dari program yang meng-update master file

   ·         Program file yang berupa object code merupakan output file dari program compiler

3.      Input/Output File

File yang dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi program

Contoh

   ·   Master File

   ·   Work File dengan sort program

KESIMPULAN

File telah menjadi bagian dari hidup kita, file sebagai arsip maupun data yang tersimpan di dalam komputer. Bila secara manual file berhubungan dengan  dunia kearsipan, maka secara digital file akan banyak berhubungan dengan komputer. File adalah Sekumpulan record yang berisi elemen-elemen data yang digunakan untuk menyimpan kumpulan data yang sama. Atau juga merupakan kumpulan informasi yang berhubungan dan  tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file mempunyai beberapa tipe ada yang bertipe Data terdiri dari character, numeric, dan binary ada juga file yang bertipe program.

Sistem file (atau files ystem) adalah cara untuk mengatur data diharapkan dipertahankan setelah program berakhir dengan menyediakan prosedur untuk menyimpan, mengambil dan memperbarui data, serta mengelola ruang yang tersedia pada device(s) yang berisi sistem file tersebut.

Tugas dari sistem file, yaitu;

·         Memelihara direktori dari identifikasi file dan lokasi informasi.

·         Menentukan jalan (pathway) bagi aliran data antara main memory dan alat penyimpanan sekunder.

·         Mengkoordinasi komunikasi antara CPU dan alat penyimpanan sekunder, dan sebaliknya.

·         Menyiapkan file penggunaan input atau output.

·         Mengatur file bila penggunaan input atau output telah selesai.

KLASIFIKASI FILE

Klasifikasi file berdasarkan penggunaan/isi file :

a)      Master file

Master file terbagi dua :

·         Reference master file (berkas induk penunjuk)

·         Dynamic master file (berkas induk dinamik)

b)      Transaction file (Transfer berkas)

c)      Report file

d)     Work file

e)      Program file

f)       Text file

g)      Dump file

h)      Library file

i)        History file

Klasifikasi file berdasarkan cara organisasinya, dibagi menjadi 2 jenis :

Ø  File Sekuensial

Ø  File Random

MODEL AKSES FILE

Ada 3 model akses yang mungkin oleh sebuah program terhadap file, yaitu

1.      Input File

2.      Output File

3.      Input/Output File